Ablauf Ihrer Büroauflösung
SCHRITT 1
Planen
SCHRITT 2
Wertstoffe trennen
SCHRITT 3
Räumen
SCHRITT 4
Entsorgen
Ihr Partner für professionelle Büroauflösung vor Ort
Steht ein Umzug an, ist eine Geschäftsaufgabe unvermeidlich oder ist das Unternehmen vielleicht sogar in die Insolvenz gerutscht? Die Gründe für eine Büroauflösung können vielfältig sein. In Unternehmensstrukturen sind manchmal Veränderungen notwendig. Büroauflösungen sind nicht immer freiwillig, aber notwendig, um z.B. Betriebskosten zu vermeiden.
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Je nach Größe des Büros kann eine Büroauflösung bereits in einigen Stunden, manchmal aber auch erst nach mehreren Tagen erledigt sein. Wir von Straub Dienstleistungen übernehmen alle Demontagearbeiten am vorhandenen Mobiliar und an der technischen Ausstattung, reinigen die Büroflächen und halten auf Wunsch Ihren kompletten Bürobestand bereit oder kümmern uns um den Verkauf oder die Entsorgung.
Büro auflösen, aber richtig
Auslöser für eine Büroauflösung können sein: Sie minimieren oder maximieren das Unternehmen, der Vermieter verlängert den Mietvertrag nicht, Insolvenz wurde angemeldet oder sie gehen in Rente.
Als Geschäftsmann fehlt einem oftmals die Zeit und die Manpower, um die Auflösung selbst durchzuführen. Sie benötigen Unterstützung bei der Planung, Koordination und Ausführung bei der Büroauflösung.
Ob Büroauflösungen oder Geschäftsaufgabe wir unterstützen Sie mit unserem Rund-um-Service.
In vielen Arbeitsjahren sammelt sich einiges an Möbeln, elektrischen Geräten, Papieren, Akten etc. an. Das Inventar wächst und vieles steht dann mit den Jahren ungenutzt in Kammern, Kellern oder anderen Räumlichkeiten herum. Was damit machen? Soll alles mit umziehen oder alles bzw. teilweise in den Müll? Alles was mit umzieht muss verpackt werden, der Rest auf den Sperrmüll oder entsprechend entsorgt werden. Alles muss in einem gewissen Zeitrahmen geschehen und der Tagesablauf sollte so wenig wie möglich gestört werden.
Wer soll das erledigen, welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung? Diese Fragen stellen sich, sobald alles in Eigenregie gemacht werden soll.
Straub Dienstleistungen übernimmt Ihre Büroauflösung. Dazu gehören:
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Abbau und Demontage von Büroinventar
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Containerservice für die Abfallentsorgung
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Transport von Möbeln, Elektrogeräten und Zubehör
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Rückbaumaßnahmen der Räumlichkeiten
Dokumente und Akten und die Aufbewahrung
Eine Büroauflösung wegen Umzug ist noch relativ einfach. Beim Umzug werden zwar einige Akten mitgenommen jedoch teilweise kann man hier (je nach Ablauffristen längstens 10 Jahre) auch ausmisten. Bei Akten bzw. Dokumente die Vernichtet werden können, mit empfindlichen Daten, wie Mitarbeiterdaten, Kundendaten, Patientendaten oder Mandanteninformationen, müssen entsprechende Sicherheitsstufen eingehalten werden.
Informationen über Aufbewahrungspflichten finden Sie auf juraforum.de und weiteren Seiten.
Akten- und Dokumentenvernichtung nach Vorgaben der DSGVO
Sicher hat jedes Unternehmen einen Schredder. Jedoch gibt es für die Vernichtung von Akten bzw. Dokumenten Voraussetzungen durch die DSGVO. Wie schon erwähnt haben Dokumente verschiedene Sicherheitsstufen, nach denen die Vernichtung ausgeführt werden muss. Ein normaler Schredder ist nur für die Sicherheitsstufe 1 und 2 ausgelegt, d.h. allgemeines Schriftgut und interne nicht besonders vertrauliche Dokumente. Dokumente wie vertrauliches Schriftgut bis zur Geheimhaltung wird ein besser ausgestatteter Schredder benötigt.
Man kann Dokumente und auch Datenträger (diese benötigen ebenso eine bestimmte Sicherheitsstufe) selbstverständlich selbst vernichten, jedoch sollte hierzu ein Datenschutzbeauftragter hinzugezogen werden.
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Hier eine Übersicht der verschiedenen Sicherheitsstufen für die Vernichtung bzw. so klein müssen die „Schnipsel“ sein - sehen Sie in der grünen Tabelle.
Sicherheitsstufen
1
Normaler Schutzbedarf
Allgemeines Schriftgut wie z.B. einfach Korrespondenz, Briefe, Kataloge, Werbung, etc.
Dieses Schriftgut kann ohne großen Aufwand wiederhergestellt werden.
3.
Hoher Schutzbedarf
Vertrauliches Schriftgut, wie Steuerunterlagen, Briefe mit Personaldaten, Unterlagen der Geschäftsleitung, Finanzdaten, Lieferscheine mit Adressdaten, etc. Die Wiederherstellung ist nur mit erheblichem Aufwand möglich.
5.
Extremer Schutzbedarf
Geheim zu haltendendes Schriftgut mit existentieller Wichtigkeit wie beispielsweise: medizinische Berichte, Strategiepapiere, Konstruktionspapiere, Patente, Wettbewerbsanalysen, etc.
Diese lassen sich kaum noch rekonstruieren.
7.
Der höchste Schutzbedarf
Diese Dokumentationen auf Papier oder sonstigen Datenträgern unterliegen der höchsten Geheimhaltung und dürfen nur unter Aufsicht vernichtet werden.
2.
Erhöhter Schutzbedarf
Internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut, wie z.B. interne Aushänge, interne Kommunikation, das kann sein: abgelaufene Anweisungen, Formulare, Know-how Korrespondenz, Angebote, etc.
Eine Wiederherstellung des vernichteten Schriftguts ist nur mit besonderem Aufwand möglich.
4.
Sehr hoher Schutzbedarf
Sensible und vertrauliches Schriftgut dazu zählen unter anderem: personenbezogene Daten, Bilanzen, Gehaltsabrechnungen, Personaldaten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte und Gutachten, etc.
Eine Wiederherstellung ist nur mit außergewöhnlichem Aufwand möglich.
6.
Außergewöhnlicher Schutzbedarf
Geheimes hochsicherheits Schriftgut, dazu zählen Forschungs-, Labor- und Entwicklungsunterlagen, Prozess- und Gerichtsunterlagen, Dokumentationen aus Kanzleien, amtliche bzw. behördliche Unterlagen, etc.
Eine Wiederherstellung ist nicht mehr möglich.
Wir kennen uns dem Thema Vernichtung von Dokumentationen auf Papier oder sonstigen Datenträgern aus. Straub Dienstleitungen ist in der Lage, der DSGVO entsprechend, diese Aufgabe für Sie zu übernehmen.
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Insolvenz oder Geschäftsaufgabe
Bei einer Insolvenz oder Liquidation fallen viele Behördengänge an.
Bei einer Geschäftsaufgabe kann einiges weg. Die Möbel, Computer, Elektrogeräte und was sich sonst noch so angesammelt hat.
Straub Dienstleistungen räumt und entrümpelt Firmen und auch Lagerflächen. Einrichtungsgegenstände, die noch verwertbar sind, übernehmen wir und rechnen diese auf den Auftragswert an.