Akten und Datenträger: worauf es bei einer Büroauflösung ankommt
Unterlagen mit personenbezogenen Daten fallen unter die Datenschutz-Grundverordnung. Verantwortlich bleibt das Unternehmen, auch wenn es einen Dienstleister mit der Räumung beauftragt. Maßstab für die Vernichtung ist die DIN 66399; für Unterlagen mit personenbezogenen Daten wird häufig mindestens Sicherheitsstufe P-4 empfohlen.
Vor der Vernichtung stehen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Je nach Art müssen Geschäftsunterlagen sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Was darunter fällt, klärt Ihr Steuerbüro. Vernichtet wird nur, was freigegeben ist.
Festplatten stecken nicht nur in Rechnern, sondern auch in Kopierern, Multifunktionsgeräten und Telefonanlagen. Sie werden vor der Entsorgung gelöscht oder ausgebaut und zerstört.
Wohin das Büroinventar geht
Büroinventar ist gewerblicher Abfall, dafür gelten andere Wege als für Hausrat:
| Inventar | Wohin | Warum |
|---|
| Akten und Papier | Vernichtung nach Datenschutzvorgaben, danach Papierrecycling | Personenbezogene Daten dürfen nicht lesbar ins Altpapier |
| Rechner, Monitore, Drucker | Getrennt als Elektroaltgeräte | Gewerbliche Altgeräte gehören nicht in die kommunalen Sammelstellen für Privathaushalte |
| Festplatten und Speicher | Gelöscht oder physisch zerstört | Auch Kopierer und Telefonanlagen speichern Daten |
| Stahlregale, Schränke, Trennwandprofile | Schrotthandel | Metall bringt Erlös statt Kosten |
| Schreibtische und Holzmöbel | Weitergabe oder Altholz | Beschichtete Platten zählen meist zur Altholzkategorie A II |
| Teppichfliesen und Bodenbeläge | Gemischter Abfall | Kein Wertstoff; sortenrein getrennt günstiger |
| Leuchtstoffröhren | Sammelstelle, bruchsicher verpackt | Enthalten Quecksilber |
Für gewerbliche Abfälle gilt die Gewerbeabfallverordnung mit ihrer Pflicht zur Getrennthaltung.
Was kostet eine Büroauflösung?
Maßgeblich sind die Menge an Möbeln, der Anteil an Elektrogeräten und Akten, die Etage und der Weg zum Fahrzeug. Metall und verwertbare Möbel wirken in die andere Richtung: Sie werden angerechnet. Nach der Besichtigung erhalten Sie einen verbindlichen Festpreis.
Ein Tipp: Wer Möbel verkaufen möchte, sollte das früh anstoßen. Was bis zum Räumtag keinen Käufer gefunden hat, nehmen wir mit, aber jedes verkaufte Stück senkt Ihren Preis. Zieht der Betrieb nur um, übernehmen wir auch den Umzug.
